Levantamiento de informacion

Entrevista: la entrevista es uno de los procedimientos de relevamiento de informacion mas difundidos y peor utilizados.
Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las más importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse:

* La entrevista estructurada
* La entrevista no estructurada

La entrevista estructurada:Constituye un interrogatorio , para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código.
La entrevista no estructurada:deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.
Generalemente al iniciar el estudio de una sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos más altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tópicos para una entrevista
estructurada.
Para efectuar la entrevista deben tenerse en cuenta algunos detalles importantes a saber:
En el contacto inicial, establezca una atmofera agradable y de confianza, no adopte postura de sabelotodo ni de experto. Es necesario lograr la colaboracion del entrevistado y no el rechazo.
Aun cuando la entrevista sea estructurada es recomendable hacerls preguntas de una manera aparentemente informal, que el intrevistado no se sienta interrogado, el entrevistador debe evitar hacer gestos o expresiones que impliquen reprobacion, critica, sorpresa.
Las preguntas deben hacerce en un tono natural y aun cuando se tenga el cuestionario (cedula) de preguntas como referencias, evite el tono de lectura o interrogatorio.
Se debe mantener el orden de las pregunttas de acuerdoal cuestionario. (Esto no es válido para la entrevista no estructurada
Se debe dar a la persona entrevistada, suficiente tiempo para pensar la respuesta.
Para pasar de conjunto de preguntas a otro:
Se recomienda usar frases de transmision tales como; "muy bien", "bueno", continuando con….".
Si es necesario introducir un cambio en el cuestionario durante el proceso, debe dejarse constancia de ello.
No deben usarse frases que sugieran la respuesta, ejem.: ¿Cree ud. Que es mejor?, ¿Piensa ud. Que es fatal…?
Las preguntas deben reunir el requisito de ser neutras, ejem.: ¿Qué opina ud. sobre?, ¿Cuál es su idea acerca del punto?, ¿Cómo explicaria ud. la situacion ?
Para registrar las respuestas a la entrevista se recomienda:

* Tener el cuestionario en una posicion que permita escribir y hace anotaciones sin distraerse.
* Diponer los elementos de modo que pueda dominar visualmente al entrevistado y la encuesta.
* Anotor todo aquello que pueda ser útil posteriormente, gestos, signos, de admiracion, disgreciones, etc.
* Al concluir la entrevista debe dejarse establecido si habrá otras entrevistas.

Ventajas y limitaciones de la entrevista: la entrevista como todo instrumento tiene ventjas y desventajas, entre las ventajas pueden citarse:

* Es una tecnica eficaz para averiguar que dicen, que hacen los usuarios al menos en el campo de los sistemas.
* Las respuestas se pueden tratar estadisticamente.
* Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas en los cuestionarios a veces no se responde en absolutpo o se reponde sólo en parte.
* Se puede repreguntar par aclarar respuestas ambiguas.
* Se complementan las repuestas verbales con los gestos y otras manifestaciones de la comunicación no verbal.

Entre las limitaciones se pueden señalar:

* Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la respuesta de acueerdo a la persona que responde.
* Si la persona que entrevista o la que reponde tienen limitaciones en la expresion verbal, no se aprovecho la entrevista.
* La informacion que se obtiene es estática (lo que la persona dice que hace).
* El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede bloquearse.
* Puede responder insinceramente.
* Puede ser sincero y sin embargo expresar la respuesta en la forma adecuada.

A pesar de todas las desventajas, la entrevista será para la persona que trabaja en sistemas, un auxiliar poderoso para revelar informacion acerca de procesos y procedimientos.
Observacion de actividades: los metodos de revelamiento de informacion se pueden dividir en estáticos y dinamicos, se denomina estaticos aquellos en los que las personas dicen lo que hacen, este es un corte estatico de sus actividades, el cuestionario tambien es un metodo estatico, sin embargo el relavatamiento a través de la observacion directa o la simulacion es un revelamiento dinamico, por cuanto se obtiene lo que realmente hace la persona en cada caso.

La obervacion puede tener varias modalidades.
Una de esas modalidades es la obervacion general: es aquella en l a cual se pretende obtener una vision global del medio ambiente del sitema, en este tipo de obervacion si se revela informacion sobre factores como:

* Movimiento del personal y documentos en general
* Tipos de maquinas y equipos de uso.
* El ritmo de trabajo.
* El nivel de desperdicio, de tiempo y recursos y sus posibles causas.
* Número de asesores en el area.
* Algunas apreciaciones sobre imprevistos y los problemas que pueden surgir.
* Evaluar el grado en el cual un procedimiento se está llevando a cabo y cuáles son los factores que posiblemente requieran atencion especial.

Otro tipo de obervacion: es la que se lleva a cabo sore un personal seleccionado, ejemplo sobre los vendedores, los oficinistas, el personal de almacen, profesores, bedeles, o sobre aquel que labora en cualquier otra actividad especifica.
En este tipo de obervacion se tratará de determinar:
- La cantidad de tiempo perdido usado en cada tarea o actividad (se usaran funciogramas).

* Tiempo usado en llevar formularios
* Tiempo empleado en el uso del telefono.
* Tiempo usado en traslados y otros movimientos.
* Tiempo usado en tareas de archivos.

Este tipo de obervacion no implica medicion de tiempos y movimientos como se utiliza en estudios de eficiencia, ya que en ese tipo de estudios se traa de determinar estandares de tiempo par cada operación, en la observacion de la que aquí se trata lo que se pretende es obtner un valor aproximado de cuan productivo es un trabajador o una tarea, cuál es la estructura u organización de trabajo de una unidad administrativa, si hay superposicion o traslape en las tareas, funciones y cuan importante es la cantidad de tiempo dedicada a cada tarea o actividad.
El tercer tipo de observacion es el de la ruta o camino que sigue un documento o forma, qué pasos sigue, a qué procesos es sometido y por quién, en esta parte encontraremos un valioso auxiliar en los graficos y diagrmas como se verá mas adelante.
Algunas caracteristicas caracteristicas de este método de observacion son:

* Hay menos posibilidad de perder o dejar de observar actividades relacionadas con formas (formularios), ejemplo: chequear, analizar, calcular, archivar, etc.
* Las unidades administrativas a través de las cuales pasa la forma, están indentificadas y es posible establcer las idas y venidas e incluso medir los espacios recorridos.
* Las demoras y retardos pueden ser determinadas y computadas.
* Es mas facil identificar la fuente y el destino final de cada documento.
Cuestionario (encuesta) el cuestionario en sistema puede ser utilizado como ayuda o complemento de ls entrevistas y obsrvaciones personales.
Los cuestionarios se clasifican de diferente formas de acuerdo a variados criterios, asi encontramos que de acuerdo a la presencia o no del encuestado hay:

* Cuestionario de respuesta directa que son los que se utlizan en las entrevistas estructuradas.
* Cuestionarios de respuestas indirectas tambien llamadas encuestas po rcorreo.

De acuerdo que las respuestas esten prestablecidas (codificadas) o no, se tendaran:

* cuestionarios precodificados: en los cuales el encuestado solo debe señalar la respuesta con una cruz o palabra, se dice que es un cuestionario de preguntas cerradas o de preguntas en abánico con alternativas multiples.
* Cuestionario postcodificados, son aquellos cuyas respuestas son libres, preguntas abiertas.

Preparacion de los cuestionarios: de acuerdo a la forma de las preguntas, se clasifican en:

* Preguntas Abiertas: de las cualesse habló en la entrevista no estructurada.
* Preguntas cerradas dicotómicas: aquellas que se responden marcando; si; no; con opinion, sin opinion, etc.
* Preguntas de eleccion multiple:
*
o com preguntas en abanico: estas son preguntas cerradas con varias opciones a escoger.
o Preguntas de estimación: son preguntas cerradas con varias opciones hay un grado de intensidad creciente o decreciente.

Las preguntas pueden clasificarse tambien como:

* preguntas de hecho, aquellas que se relacionan con cuestiones concretas y tangibles, ejemplo:
* Horas trabajadas?
* Número de documentos. Procesados?
* Profesión?
* Posee bienes muebles?
* preguntas de acción, aquellas en las cuales se pretende averiguar sobre decisiones tomadas:
* Número de expedientes aprobados?
* Participó en la elaboracion de los procedimientos?
* Preguntas de intencion, son las que pretenden averiguar cuál sería la actitud del cuestionado en determinada circunstancia.
* Cómo resolvería ud. Determinada situacion?

Otras indicaciones sobre cuestionarios: en la elaboracion de cuestoinarios es recondable:

* incluir sólo preguntas relacionadas con el problema. (Más adelante se darán indicaciones al respecto).
* No redundar incluyendo preguntas cuyas respuestas se pueda obtener en otras fuentes con mas exactitud. (se veran esas fuentes más adelante)
* Las preguntas deben ser de facil comprension.
* Las preguntas deben guardar secuencia lógica.
* Las preguntas no deben ser muy numerosas, sobre todo cuando las encuestas van dirigidas a usuarios responsables o usuarios dueños ya que estos carecen de tiempo para responder cuestionarios.
* Las preguntas no deben sugerir las respuestas.
* Se pueden utilizar preguntas de control, (especialmente en las entrevistas no estructuradas) para verificar la veracidad de determinadas respuestas.
* Deben incluirse en el cuestionario algunas secciones o partes tales como:
*
o Presentacion: en esta parte se explica la finalidad y objetivos del mismo. Tambien en esta parte se pide la colaboracion de lso funcionarios o encuestados y se presenta al ente o unidad que efectúa la investigacion.
o Instruciones para responder el cuestionario.

Ventajas y limitaciones del cuestionario: entre las ventajas se pueden mencionar:

* Menor costo que la entrevista y otras tecnicas
* Menores gastos y uso del personal y mayor cobertura respecto al número de personas y área física.
* Menor peligro de distorcsión en las respuestas, así como mayor tiempo para reflexionar los mismos.

Entre las limitaciones se pueden mencionar:

* No se pueden solicitar aclaratorias a ciertas respuestas.
* Dificultades para verificar la informacion.
* Pueden haber un gran número de cuestionarios no respondidos.